Цахим мэдээллийн энэ үед олон байгууллагууд цаасан баримт бичгээ уламжлалт аргаар хадгалан, ашиглаж байгаа анзаарагддаг нь. Энэ төрлийн аргачлал нь шат дамжлага ихтэйгээс гадна цаг их шаарддаг, зардал өндөр зэрэг сул талуудтай байдаг. Хурдтай өөрчлөгдөж буй бизнесийн орчин, өрсөлдөөнд манлайлахын тулд шинийг эрэлхийлж, техник технологийн давуу талыг өөрсдийн бизнесийн хурдасгуур болгон ашиглах нь зайлшгүй шаардлагатай болж байна.

Хэрвээ танай байгууллага баримт бичгээ уламжлалт аргаар удирддаг бол,  мөн дараах 8 шинж байгууллагын тань үйл ажиллагааг тодорхойлж байвал даруй цахим руу шилжих шаардлагатай юм.

1. Ажилтнууд ажлынхаа ихэнх цагийг бага үнэ цэнэ бүтээх ажилд зарцуулж байна уу?

Цаасан хэлбэрээр ашиглаж буй баримт бичгийн үнэн зөв, алдаагүй байдлыг шалгах, баталгаажуулах зэрэг үйл ажиллагаанууд нь цаг хугацаа их шаарддаг. Харин цахим хэлбэрт шилжсэн тохиолдолд дараах ажлуудыг хөнгөвчлөх боломжтой болно. Үүнд:

• Бүх баримт бичиг нэгдсэн нэг санд хадгалагдсанаар баримт бичгийг хайх, олохгүй байх эрсдэл гарахгүй
• Цахим баримт бичгээс хүссэн мэдээллээ хайх хялбар байна.
• Баримт бичгийг цахим хэлбэрээр ажлын урсгалын дагуу баталгаажуулах боломжтой.

2. Баримт бичиг олон хувь үүсгэх

Баримт бичгийг олохгүй байх эрсдэлээс гадна ямарваа нэг баримтыг шинэчлэх, хүртээмжтэй болгох шаардлага гарвал олон тоогоор хувилдаг. Энэ нь байгууллагын хувьд хэрэгцээгүй нэмэлт зардал болохоос гадна байгальд ээлгүй үйлдэл юм. Нэгдсэн нэг санд баримт бичгийг төвлөрүүлснээр хүн бүр өөрт олгогдсон эрхийн дагуу хамгийн үнэн зөв, сүүлийн хувилбарыг ашиглах боломжтой юм.

3. Харилцагчийн үйлчилгээний чанар муудах

Харилцагчийн үйлчилгээнд хурд ба мэдээллийн ил тод байдал чухал байдаг. Гэвч танай байгууллагын харилцагчийн үйлчилгээнд харилцагчид сэтгэл ханамж багатай байгаа юм биш биз? Тэгвэл баримт бичгийн удирдлагын систем нь харилцагчийн хувийн хэрэг үүсгэн хадгалж, цаг алдалгүй үйлчилгээ үзүүлэхэд тусална. Мөн харилцагч үйлчилгээ авах бүрд  түүх үлдэх тул тухайн мэдээлэлд үндэслэн тохирсон бүтээгдэхүүн санал болгох зэрэг нэмэлт боломжийг үүсгэнэ.

4. Ажлын ачаалал нэмэгдэж, хүлээлт үүсэх

Цаасан баримт бичгийг уншиж танилцахад цаг их зарцуулдаг. Хэрвээ танай байгууллагын цаасан материалууд хэн нэгэн дээр төвлөрч, бусад ажилтнуудын ажил үүргээ гүйцэтгэхэд хүлээлт үүсч байгаа бол баримт бичиг удирдлагын систем ашиглах цаг болжээ гэсэн үг юм. Энэ төрлийн систем нь баримт бичигтэй холбоотой ажлууд хэн дээр хүлээгдэж, удааширч буйг харуулах үйлдэлтэй байдаг тул мэдээллийн ил тод байдлыг хангаж, ажлын илүүдэл ачааллыг бусад боломжит ажилтнуудад хуваарилах зэрэг боломжийг цаг алдалгүй олгоно.

5. Таны бизнесийн хурдыг баримт бичигтэй холбоотой ажлууд удаашруулж байвал

Өнөөгийн бизнесийн орчинд зах зээлийн нөхцөлийг мэдэрч, аль болох хурдтайгаар хариу үйлдэл үзүүлэх нь чухал чадвар болоод байна. Байгууллагын удирдлагуудын шийдвэр гаргалт, үндсэн үйл ажиллагаа зэрэг нь цаасан баримт бичгүүдээс үүдэн удааширснаар өрсөлдөх чадварыг сулруулж болзошгүй юм. 

6. Ажилтнуудын сэтгэл ханамж бага байх

Технологийн хурдацтай хөгжлийг бид өдөр тутмын амьдралдаа мэдэрч байдаг. Гэвч ажлын байран дээр баримт бичиг цаасан хэлбэрт байснаар түүнийг хайх, хадгалах, хуваалцах зэрэг нь ажилтнуудын хувьд хүндрэлтэй санагдаж байж болзошгүй. Шаардлагатай баримт бичигтэй хаанаас ч танилцах боломжийг олгох үүлэн технологид суурилсан баримт бичиг удирдлагын систем нь ажилчдыг өөрсдийн ажил үүргийг цаг алдалгүй хүссэн үедээ гүйцэтгэх уян хатан боломжоор хангаж бүтээмжийг нэмэгдүүлнэ.

7. Нэгдсэн дата үүсэхгүй байх

Байгууллагын хувьд олон тооны, тус тусын зорилго бүхий системүүдийг хэрэглэгдэг тохиолдолд тус бүрийн хувьд мэдээллийн сан үүсдэг. Түүнчлэн ажилтнууд өөрсдийн хувийн компьютер, цахим шуудан зэрэгт мэдээллийг хадгалдаг ба мэдээллийн дарагдал үүсдэг.

8. Үр ашиггүй зардал

Цаасан хэлбэрээр баримт бичгээ удирдах нь нэг баримт бичгийг олон тоогоор хувилах, хэвлэх, хадгалах  зэрэг нь зардал өндөртэй байдаг.  Баримт бичгээ цахимжуулснаар эдгээр зардлыг тодорхой хэмжээгээр бууруулах боломжийг бий болгоно. Мөн хэмнэсэн зай талбайг илүү ухаалгаар ашиглах боломжтой.

Шийдлийн талаар дэлгэрэнгүй: https://www.itzone.mn/page/document-management-system