Хүн төрөлхтөн хөгжлийнхөө явцад өөрсдөдөө байгаа мэдээллээ хадгалах байдал нь цаг үеэ даган өөрчлөгдсөөр байгаа билээ. Өнгөрсөн зууныг хүртэл хүмүүс мэдээллээ биет хэлбэрээр хадгалдаг байлаа. Гэвч технологийн үсрэнгүй хөгжил нь мэдээллийн цар хүрээ, хурд, нарийвчлал зэргийг нэмэгдүүлж байна. Иймд мэдээллийг биет хэлбэрээр олж авч, хадгалах нь өртөг зардал болоод цаг хугацаа их зарцуулах, зай талбай их шаардах учраас биет бус буюу бидний хэлж заншсанаар файл, документ хэлбэрээр хадгалж байна. Жишээлбэл: Бид сонин уншихаас илүүтэйгээр мэдээний веб сайтуудаар зочилж, тэмдэглэлийн дэвтэр биш гар утасны аппликейшн ашиглан өөрт хэрэгтэй зүйлсийг тэмдэглэн авч, онлайн бичвэр /блог, нийтлэл/ бичиж, хэвлэмэл номууд онлайн хэлбэр рүү шилжиж байна.

Энэ нь байгаль экологи талаасаа ч зай талбай, хадгалалтын зардал талаасаа ч олон асуудлыг шийдэж байна. Тэр тусмаа байгууллагуудад тулгамддаг их хэмжээний цаасан бичиг баримтууд, архивуудыг цэгцлэхэд тус болж байна. Жишээ нь: Байгууллага архиваас мэдээлэл хайх шаардлагатай бол цаасан бүртгэлээс тухайн мэдээллээ шүүн, хавтастай материалуудаас хайж олно. Гэвч хайсан материалаа хайхад цаг хугацаа алдана, хайсан материал нь бүрэн гүйцэт олдох нь ч эргэлзээтэй /урагдаж сэмэрсэн, элдэгдсэн, дутсан/ юм.  Үүнээс гадна хэд хэдэн асуудлууд байна. Үүнд:

1. Аюулгүй байдал: Биет хэлбэрээр хадгалагдсан мэдээллийг хулгайлах, хуулбарлах бүр зургийг нь аваад ашиглах гэх мэт алдах эрсдэлүүд байдаг. Иймд биет мэдээллийн аюулгүй байдлыг бүрэн хангана, сэргээнэ гэдэг нь учир дутагдалтай. Гэвч биет бус мэдээллийн хувьд ч дээрх эрсдэлүүд байдаг байдаг боловч хамгаалах, сэргээх зэрэг аюулгүй байдлыг бүрэн хангах боломж илүү юм.
2. Засварлах, бусдад илгээх: Биет мэдээллийг засварлах боломжгүй юм. Түүнчлэн архивын мэдээллийн хэн нэгэнд илгээх шаардлага гарвал дээрх жишээнд дурдсанчлан асуудал үүснэ.
3. Бүртгэл: Энэ асуудлыг 2 талаас тайлбарлаж болно. 1-т биет мэдээллийг үзсэн, харсан хүмүүсийн мэдээллийг тэр бүр бүртгэх боломжгүй. 2-т нийт хуримтлагдсан байгаад биет мэдээллийг бүртгэлжүүлэх, агуулга болон ач холбогдол, он сар зэрэг өөрт хялбар талаас нь хадгалах боломжгүй юм. Харин биет бус мэдээллийн хувьд дээрх 2 асуудал гарахгүй юм.
4. Тайлан, анализ: Биет мэдээллийн хувьд тайлан гаргах, мэдээлэл дээр үндэслэн анализ хийх зэрэг нь цаг хугацаа болоод гаргаж байгаа хүчин чармайлтын хувьд их юм. Биет бус мэдээллийн хувьд ямарваа нэг программыг ашиглан цаг алдалгүй, хурдан хийх бүрэн боломжтой.
5. Харилцаа, ил тод байдал: Биет мэдээллийн хувьд ил тод байдал хязгаарлагдмал юм. Түүнчлэн хэн нэгний санаа бодлыг тусгах шаардлага гарвал мөн л цаг хугацаа, цаасны зардал гарна.

Эцэст нь байгууллага боломжит мэдээллүүдээ биет бус хэлбэрт оруулсан бол хэрхэн зөв удирдах вэ? Гэдэг асуудал гарна. Энэ асуудлыг шийдэх боломжтой “Документ удирдлага”-ын дотоод болон гадаадын олон төрлийн программ хангамжийн бүтээгдэхүүн (DMS) байдаг. Гэвч алийг нь сонгох вэ?  гэж эргэлзэж байгаа бол танд тус болох үүднээс доорх шаардлагуудыг хангасан бүтээгдэхүүнийг сонгоорой гэж зөвлөе.

1. Фолдерийн уян хатан бүтэц: Фолдерийн бүтцийг хүссэн байдлаар үүсгэдэг тул бичиг баримтуудаа уян хатан, мөн цэгцтэйгээр хадгалах боломжтой
2. Цахим хувийн хэрэг: Байгууллагын харилцагчийн түүх үлдсэнээр тухайн харилцагчийн зан төлөвийг илүү сайн тодорхойлох, анализ хийх, тохирсон бүтээгдэхүүн үйлчилгээг санал болгох боломжийг нээж өгнө.
3. Цахимжуулалт: Боломжит байгууллагын хүрээнд ашиглагддаг эх үүсвэрүүд дэх мэдээллийг электрон хэлбэрт оруулдаг байх. Мөн масс цахимжуулалтад тохирсон уян хатан, хялбар ажиллагаатай. 
4. Баримтын төрлийн автоматаар таних: Тухайн баримтыг электрон хэлбэрт оруулахад бичин баримтыг автоматаар таньж гар ажиллагааг багасгана.
5. Хялбар лавлагаа: Хялбар, дэлгэрэнгүй олон төрлийн хайлтын боломжийг агуулсан тул системийн хэрэглэгч хайсан баримт бичгээ хурдан хугацаанд олох боломжтой.
6. Эрхийн тохиргоо: Эрхийн тохиргоог хэрэглэгч болон хэрэглэгчийн бүлэгт уян хатан байдлаар олгох боломжтой юм. Эрх бүхэн тусдаа байхаас гадна нэгжийн болон документийн түвшинд тодорхой хугацаагаар эрх олгох боломжтой.
7. Мэдээллийн нууцлал: Мэдээллийн нууцлалыг хангахын тулд PSI DSS зэрэг олон улсын стандартыг хангах байдлаар бүтээгдсэн. Мөн олон төрлийн халдлагаас хамгаалагдсан байхын тулд олон улсад танигдсан Penetration Test-ийн шалгуурыг давсан.