Таны амжилтын хурдасгуур уриатай Ай Ти Зон компанийн нийт хамт олон 2019 оноос Data Driven Strategy-ийг хэрэгжүүлэн ажиллаж байна. Тус стратегийн гол мөн чанар нь "БҮТЭЭМЖ, ИННОВАЦЫГ ӨСГӨХ, ХУРДАСГАХ"-д оршино гэдэгт бид итгэдэг.

Энэхүү боломжийг хамтдаа ашиглаж, үр дүнг нь хамтдаа хүртэж, улс орныхоо бүтээмж, инновацыг хамтдаа хурдасгахад бага ч болов хувь нэмэр оруулах болов уу хэмээн Ай Ти Зончууд бид тус стратегийг хэрэгжүүлэх суурь бэлтгэлээ хэрхэн хангасан, тулгарсан сорилт, одоогоор гарсан үр дүнгээ нээлттэй хуваалцахаар бэлдлээ. 

Ай Ти Зон компани хүний нөөцийн GreenHRM системийг ашиглаад 8 дах жилдээ болсон байна. Үүнээс гарсан гол үр дүнг нэг үгээр хэлбэл?

Дата. Бүх шийдвэр маань датанд суурилдаг болж чадсан. Дата бидэнд итгэлтэйгээр, хурдтайгаар шийдвэр гаргах боломжийг олгодог. Тоо, баримт худал хэлдэггүй. Таамаглал, эргэлзээг бүрэн арилгаж өгдөг.

Датанд суурилж гарсан хүний нөөцийн шийдвэр, арга хэмжээг жишээгээр сонирхуулж болох уу?

Хоёр жилийн өмнө компани дах шилжилт хөдөлгөөний тоо нэмэгдэж буй хандлага ажиглагдсан. Тухай үед шугаман менежерүүдийн зүгээс маш олон таамаглал, зөвлөмжүүдийг бидэнд ирүүлж байсан л даа. Гол нь бид тус үйл явц нь "Z Generation"-ийнхан шинээр ажиллах хүчнээр ихээр орж буйтай холбоотойгоор эхний хоёр жил дэх шилжилт хөдөлгөөн нэмэгдсэнийг тоо, баримттайгаар харж чадсан. Ингээд бид шинэ ажиллагсдынхаа дасан зохицох хөтөлбөрийг дахин шинэчилж, өнгөрсөн жилийн турш тасралтгүй хэрэгжүүлсэн байгаа. Үр дүнд нь шилжилт хөдөлгөөн 50% буурсан нь тоогоор харагдаж байна.

Бусад мэргэжил дотроос хүний нөөцийн ажилтнууд хамгийн ихээр сэтгэл зүйчдэд ханддаг гэх судалгаа байдаг. Тэгэхээр Хүний нөөцийн мэргэжилтнүүдийн бүтээмж, сэтгэл ханамж хэрхэн өссөн нь маш чухал байх?

Тиймээ. Бидний хувьд олон тооны цаасан мэдээллийг бүртгэлжүүлэх, тайлан мэдээ бэлтгэх зэрэг бичиг баримттай холбоотой ажлуудад цаг зарцуулдаг цагаа 80% бууруулж чадсан тоо баримт бий. Жишээ нь Банкны тодорхойлолт авах хүсэлт ажилтнаас ирэхэд өмнө нь цаасан анкет, excel, word файл ухаж, санхүү рүүгээ гүйдэг байсан бол одоо бүх мэдээллээ систем рүү хандан авч, үүнд ердөө 5 хүрэхгүй минут зарцуулах жишээтэй.

Бичиг баримттай холбоотой асуудлаа бүрэн шийдвэрлэсэн учир бүтээмж маань нэмэгдэж, цаг тухай бүрд тайлан, нэгтгэлээ хянах, дүгнэх, ажилтан бүртэй илүү ойртож ажиллах цагийн нөөц, боломж ихээр нэмэгдсэн. Мөн бидний хэрэгжүүлсэн сургалт, хөтөлбөрүүдийн үр нөлөө хэрхэн гарсныг бодит датанаас гаргаж хардаг болсон зэрэг нь бүтээмж төдийгүй сэтгэл ханамж аль алинд нь эерэг нөлөөлдөг.

Компанийн “амин үзүүлэлт”-ийг өдөр бүр хардаг байх нь Гүйцэтгэх удирдлага бүрийн гол шаардлага. Иж бүрэн ERP систем нэвтэрсэн Ай Ти Зон компанийн хувьд энэ асуудал хэрхэн шийдэгдсэн байдаг бол?

Тиймээ, санхүүгийн гол үзүүлэлт, тайлан, тэр дундаа мөнгөн урсгалын тайлан нь байгууллагын үнэ цэнийн динамикийг харуулдаг хамгийн чухал хэрэгсэл. ERP систем бүрэн нэвтрээгүй байхад 3 сарын хоцрогдолтойгоор мөнгөн урсгалын тайланг удирдлагуудад танилцуулдаг байлаа. Харин одоо компанийн мөнгөн урсгалыг өдөр бүрээр хараад зогсохгүй, ирээдүйн мөнгөн урсгалыг мэдэх боломжтой болсон.

Өөрөөр хэлбэл өнгөрснөө харж шийдвэр гаргах бус, ирээдүйгээ харж шийдвэр гаргах боломж нөхцөлдсөн гэсэн үг л дээ. Мөн бизнесийн газар, хэлтсийн холбогдох удирдлага, менежер бүрд борлуулалт болон зардлынхаа төсөв, гүйцэтгэлийг Улирал, Сар, 7 хоногоор нь хянадаг байх боломжийг бүрдүүлж өгсөн.

Байгууллагын нябо нар илүү цагаар сууж ажиллах нь хэвийн үзэгдэл мэтээр ойлгогдог болжээ. Ай Ти Зон компанийн нябо нарын ажлын ачаалал хэр байдаг бэ?

Бид өнгөрсөн 2018 онд санхүүгийн програмаа шинэчлэн Green Finance систем рүү шилжсэн. GreenERP програмын Хүний нөөц, Нийлүүлэлт хангамж, Хэрэглэгчтэй харилцах үндсэн модулийг өмнөх жилүүдэд амжилттай нэвтрүүлсний дараагаар хамгийн сүүлд санхүүгийн системээ нэвтрүүлсэн нь эдгээр системүүд дэх санхүүтэй холбоотой өгөгдөл, датаг өөр хооронд нь зангидаж өгөх байсан гэх юм уу даа.

Ингэснээр ERP систем дээр санхүүгийн анхан шатны баримт, мэдээллүүд бусад газар хэлтсээр дамжин ирдэг болж, бидний хамгийн их цагаа зарцуулдаг байсан хэсэг бүрэн автоматжиж өгсөн. Үр дүнд нь санхүүгийн баримт бүрдэлт хурдан шуурхай нэг цэгт төвлөрч, бидний бичиг цаасанд зарцуулагддаг цаг 60% багассан байгаа. Мөн бид нэмэлтээр банкны “Интернэт банк” үйлчилгээтэй шууд холбогдон ажилладаг болгох зэргээр нябо нарынхаа ажлыг илүү хялбаршуулах, хөнгөвчлөх дээр анхаарч ажиллаж байна.

Цаашид нябо нарын ажлын цагийг тайлан нэгтгэлд, ирээдүйн санхүүгийн зураглал, санхүүжилтийн зардлаа оновчлоход чиглүүлэхээр шат дараатай ажлуудыг хийхээр төлөвлөөд байна. Мэдээж хэрэг шинэ системийн нэвтрүүлэлтийн явцад маш олон цагаар бид ажилласан байдаг л даа. Энэхүү амаргүй төслийн ард нь гараад явж байгаа багийнхнаараа их бахархдаг юм.

Танай нягтлангууд 7 хоногийн нэг өдөр нь гэрээсээ ажилладаг гэж сонссон?

Тиймээ. Энэ бол яах аргагүй бүрэн ERP нэвтэрсэнтэй холбоотой бидэнд үүсэж буй давуу тал л даа. Өмнөх санхүүгийн систем нь байгууллагын дотоод сүлжээнд ажилладаг байсан тул бидний хувьд ажлын байран дээр суух зайлшгүй шаардлага тулгардаг байсан. Харин одоо Cloud–аар ERP програмаар нэвтрэн хүссэн газраасаа нябо нар тайлан, мэдээллээ нэгтгэх боломжтой болсон.

Мэдээллийн аюулгүй байдалтай холбоотойгоор нууцлал хамгаалалт, хандах эрх зэргийг систем дээр маш нарийн зохицуулж, өндөр нууцлал бүхий encrypt тохируулсан байдаг.

Монгол улсыг импортлогч улс гэдэг. Энэ ч утгаараа аливаа байгууллагын хангамжийн газар, нэгжийнхэн цаг хугацаатай уралдан ажилладаг. Ай Ти Зоны хангамжийн менежерүүдийн "цагтай уралддаг" арга барилын талаар танилцуулж болох уу?

Бидний хувьд бараа, материалын захиалга ирсэн өдрөөс авхуулаад, баталгаажуулалтын үе шат хэрхэн явагдаж байгаа, хэн дээр хүлээгдэж байна, хэзээ ямар бэлтгэн нийлүүлэгч рүү хэдий хэмжээний төлбөр гаргах шаардлагатай эсэх, агуулахад хэдийгээр, хэчнээн тоо болон овор хэмжээ бүхий ямар бараа, бүтээгдэхүүн хэрхэн тээвэрлэгдэн хүргэгдэх гээд бүх мэдээллээ нэгдсэн байдлаар real-time харж,  ажлуудаа төлөвлөн ажиллаж байна.

Энэ нь биднийг аливаа захиалгыг хэрэглэгчдэдээ амласан хугацаандаа нийлүүлэх боломжийг олгодог. Мөн нөгөө талаас холбогдох удирдлага болоод тухайн захиалгын хүсэлт гаргасан ажилтанд мэдээлэл шуурхай очиж, хэрэглэгчиддээ тухайн цаг мөчийн бодит дата, мэдээллийг хугацаа алдалгүй өгөх боломжийг хангаж өгдөг.

Хангамжийн ажилтны бүтээмж хэрхэн хэмжигддэг бол?

Манай алба 4 хүнтэй. Өнгөрсөн жилийн байдлаар Улиралд 130 тоон нийлүүлэгчидтэй харилцаж, 428 тооны захиалга хийсэн байдаг. Бидний бүх захиалга хэрэглэгчдээс хүсэлт бүртгэгдэн ирснээс эхлэн хэрэглэгчийн гарт хүргэгдэх хүртэлх бүх үе шат дамжлага маань Green SCM системээр бүртгэгдэн дамжигддаг.

Өмнө нь бүх захиалгуудыг цаасан байдлаар бэлтгэж, холбогдох удирдлагуудаар баталгаажуулан санхүүгийн албанд өгдөг байсан. Мөн захиалгын цаасан баримтыг баталгаажуулах хүмүүс байхгүй үед цаг их алдаж, алданги төлөх асуудал хүртэл үүсэж байсан. ERP систем маань энэ бүх асуудлыг автоматжуулаад зогсохгүй, удирдлагуудад гар утаснаасаа хаанаас хэдийд ч өөрт хүлээгдэж байгаа баталгаажуулалтыг цаг тухайд нь хийх боломж бүрдсэн.

Тэр хэрээр захиалгын процесс ч хурдсаж, нөгөө талаас систем дээрх хийгдсэн үйлдэл бүр дата байдлаар хадгалагддаг болсноор хэн, хэзээ, хэдэн захиалга дээр хэрхэн ажилласан гээд хангамжийн менежерүүдийн маань бүтээмж аль ч өнцгөөсөө бүрэн хэмжигддэг болсон.

Ай Ти Зоны байгууллагын борлуулалтын багийнхан “алсаас” ажилладаг болоод жил гаран болсон гэж дуулсан. Энэ талаараа сонирхуулбал?

Бид 2018 оны 1 сараас борлуулалтын ажилтнууддаа Remote Office буюу цаг хугацаа орон зайнаас үл хамааран хамгийн бүтээмжтэй газраасаа ажилладаг байх боломжийг олгосон. Учир нь бид тухайн ажилтнуудын үр дүн, бүтээмжийг системийн тусламжтайгаар бүрэн хэмжиж чаддаг болчихсон байсан юм. Систем гэдэгт ERP -аас гадна, Office365, Tableau, Green Contract, FortiClient VPN зэрэг олон системүүдийг хамруулан ойлгох хэрэгтэй. Тухайлбал борлуулалтын ажилтны өдөр тутам хийдэг ажилбаруудын хувьд 2017 оныг 2018 онтой харьцуулан харахад дор хаяж 30%, түүнээс дээш хувиар өссөн үзүүлэлт гарсан байгаа.

Рэмүт ажилласнаар хандлага, сэтгэлгээний хувьд гарсан гол өөрчлөлт юу байв?

Анхандаа хүмүүс маань цагийн менежмент, хувийн болон ажлын төлөвлөгөө сайн хийж чадахгүйгээс болоод хугацаанд нь амжихгүй байх, хяналт сулрах гэх мэт зүйлүүд гарсан л даа. Гэхдээ ер нь 3 сарын дотор л дасчихдаг юм билээ. Гол нь хүмүүс маань цагаа уншуулснаар ажлаа хийсэн гэдэг уламжлалт ойлголт арилж, компанидаа ямар хувь нэмэр оруулж байгаа эсэхээрээ өөрсдийгөө бодитоор харж, үр дүнгээрээ үнэлэгдэг болсон. Ингээд ирэхээр илүү бүтээмжид төвлөрсөн, эерэг хандлага зонхилдог болчихдог юм билээ.

Ярилцсан Ж.Тод-Од