Та санаж байгаа бол хэдэн жилийн өмнө эд хөрөнгийн бүртгэлийн газраас ямар нэгэн архивын материал авахын тулд хэдэн хоногоор хүлээдэг байсан. Учир нь таны хүссэн мэдээллийг гаргаж өгөхийн тулд бүх цаасан материал дундаас гараар хайж олдог байж. Эндээс хайсан материал олдохгүй байх тохиолдол ч бий.  Тэгвэл Улсын Бүртгэлийн Ерөнхий Газрын харьяа Эд Хөрөнгийн Бүртгэлийн Газрын архивын 12 сая орчим хуудас материалыг цахимжуулан, техник болон програм хангамжийн иж бүрэн системийг бүтээж хотын 9 дүүрэг, 8 аймагт цахимжуулалтын системийг нэвтрүүлэх ажлыг Ай Ти Зон компани гүйцэтгэсэн юм.

Ингэснээр архиваас материал хайна гэдэг олон цаасан дундаас эрж хайх биш компьютерийнхаа ард суугаад хэдэн товч дарахад л хангалттай болжээ. Хайлт илүү оновчтой, богино хугацаанд хийгдсэнээр асар их цаг хугацаа, хөрөнгө мөнгө хэмнэж байгаа юм. Хэрвээ танай байгууллагад төрөл бүрийн гэрээ, анкет, өргөдөл, санхүүгийн бичиг баримт зэрэг цаасан архив үүсдэг бол яг энэ зарчмаар цахим архив үүсгэх бүрэн боломжтой. Жишээ нь банкны ажилтнууд гэхэд өдөрт хэдэн арав, сард хэдэн зуун хүсэлт хүлээн авдаг. Түүнийгээ цаасан хэлбэрээр хадгалж, дараа нь эргэн хянахад анзаарагдахгүй маш олон дамжлага явагдаж, асар их цаг хугацаа, хөрөнгө зарж байдаг. Үүнийг хялбар шийдэх арга нь “GreenArchive” цахим архивын систем юм.

Системийн ажиллах зарчим:

“GreenArchive” цахим архивын систем нь компьютерээр эсвэл бичгийн машинаар шивсэн хэвлэмэл материалуудыг сканердаж компьютерт оруулан үсэг, тэмдэгтүүдийг таниулан цахим хэлбэрт шилжүүлж, баримт бичгийн метадата бүртгэлийг үүсгэн хадгалдаг вэб суурьтай програм юм.

Системийн онцлог,  давуу талууд:

• Цахим архивын нэгдсэн сан. Төв оффис болон салбар байгууллагууд дээр салангид хадгалагдах цаасан материалууд нэгдсэн нэг цахим санд төвлөрч, эрх бүхий албан тушаалтнууд цаг хугацаа, орон зайнаас үл хамааран шаардлагатай үедээ лавлагаа мэдээлэлд вэб хөтөч ашиглан эрхийн дагуу  хандах боломжтой болно.
• Монгол хэлний OCR технологи.  Цахимжуулалтын метадата бүртгэх үйл ажиллагаанд OCR /Optical Character Recognition/ технологийг Монгол, Англи хэл дээр ашиглах боломжтойгоор нэвтрүүлсэн бөгөөд ингэснээр крилл үг, үсгүүд шууд танигдаж, цаашлаад сканердсан файлын үг, үсгийн алдааг Монгол хэлний зөв бичгийн дүрмийн дагуу  шууд засварлах боломжтойгоор бүтээгдсэн.
• Агуулгаар хайлт хийх боломж. Цахимжуулсан файлуудаа нэрээр нь төдийгүй материал доторх Монгол, Англи үг, үсэг, тэмдэгт, агуулга, өгөгдлөөр хайлт хийх боломжтой.
• Мэдээллийн аюулгүй байдал. “GreenArchive” цахим архивын системийн хувьд суурь архитектур нь олон улсын жишигт нийцсэн нууцлалын нарийн технологид суурилсан бөгөөд Authentication, Authorization болон эрхийн хязгаарлалтууд хийх, хандалтын лог тайлан гаргах, мониторинг хийх зэрэг системийн талаас аюулгүй байдлыг хангахад хамгаалалтын хамгийн сүүлийн үеийн шийдлүүдийг ашигласан. Түүнчлэн өгөгдлийн кодификаци хийх, зурган файлуудыг шифрлэх, өгөгдлийн сангийн өндөр түвшний нууцлалын механизмтай. “Disaster Recovery Plan” буюу мэдээллийг гадны болзошгүй хүчин зүйлээс хамгаалж файлууд болон өгөгдлийн сангийн аль алины хувьд Real-Time Replication хийх шаардлагатай үед мэдээллийг нөөц сангаас нөхөн сэргээх боломжоор бүрэн хангасан.
• Үр дүнтэй цахимжуулах арга ажиллагаа. Уг систем нь өмнө хэрэгжүүлсэн төслүүд дээрх туршлагадаа үндэслэн цахимжуулалтын ажлыг хамгийн бага хугацаанд чанартай хийж гүйцэтгэхэд чиглэсэн цахимжуулах арга ажиллагааг системийн ажлын урсгалтай уялдуулж хөгжүүлсэн бөгөөд ингэснээр ажилтнуудын ажлын ачааллыг тэнцвэржүүлэх, ажил хуваарилах, мөн үйл ажиллагаанд бүх талын хяналт тавих боломжтой юм.
• Хадгалалтын зардлыг хэмнэх. Цахим архивын метадата хөрвүүлэх систем нь энгийн өргөтгөлөөс даруй 2-3 дахин бага хэмжээтэйгээр шахдаг тусгай өргөтгөлд хөрвүүлэн хадгалж, мэдээлэл рүү хандах бүрт хүссэн өргөтгөлд хөрвүүлэн харуулдаг байгаа. Нөгөө талаас цахим архивын нэгдсэн систем нь байгууллагын их хэмжээний цаасан материалыг заавал хотын төвийн үнэтэй оффис дээр хадгалахгүй, илүү хямд найдвартай агуулахын шийдлийг эрэлхийлэх боломжийг олгоно.