"Green Archive" Цахим Архивын програм

Гэрээ контракт, анкет өргөдөл, санхүүгийн бичиг баримтууд зэрэг байгууллагын өдөр тутмын бичиг хэрэг хөтлөлт асар их хэмжээний цаасыг бий болгодог. Эдгээр бичиг баримтуудыг цаасан хэлбэрээр архивлахад хадгалалтын явцад элэгдэх, зориулалтын байр орчинг бүрдүүлэх зэрэг эрсдэл, үргүй зардал гаргахаас гадна, хамгийн гол нь шаардлагатай мэдээллийг хайж олоход багагүй хүн, цаг хугацаа зарцуулагддаг. Тэгвэл эдгээр бүх асуудлыг мэдээллийн технологийн дэвшлийг ашиглан шийдвэрлэж, байгууллагынхаа зардал, хүний нөөцийг хэмнэх "Green Archive" цахим архивын бүтээгдэхүүнийг танилцуулж байна.

Ай Ти Зон компанийн хөгжүүлсэн “Green Archive” цахим архивын систем нь компьютерээр эсвэл бичгийн машинаар шивсэн хэвлэмэл материалыг сканердаж компьютерт оруулан, үсэг тэмдэгтүүдийг таниулан цахим хэлбэрт шилжүүлэн, баримт бичгийн метадата бүртгэлийг үүсгэн хадгалдаг вэб суурьтай програм юм. "Green Archive" цахим архивын систем нь төв оффис болон салбар нэгжид хадгалагдах цаасан материалуудыг нэгдсэн цахим санд төвлөрүүлж, цаг хугацаа, орон зайнаас үл хамааран хүссэн үедээ нэвтрэх эрхийн дагуу лавлагаа мэдээлэлд хандах боломжийг бий болгоно. Түүнчлэн системийн метадата бүртгэх ажиллагаанд OCR /Optical Character Recognition/ технологийг Монгол, Англи хэл дээр ашиглах боломжтойгоор нэвтрүүлсэн нь сканердсан файлын крилл үг, үсгүүд шууд танигдаж, хэрэв хүсвэл үг, үсгийн алдааг Монгол хэлний зөв бичгийн дүрмийн дагуу засварлах боломжтой болгосон.

Цахим архивы системийн ажиллах зарчим

 "Green Archive" цахим архивын системийн онцлог,  давуу тал:

  • Цахим архивын нэгдсэн сан. Төв оффис болон салбар байгууллагууд дээр салангид хадгалагдах цаасан материалууд нэгдсэн нэг цахим санд төвлөрч, эрх бүхий албан тушаалтнууд цаг хугацаа, орон зайнаас үл хамааран шаардлагатай үедээ лавлагаа мэдээлэлд вэб хөтөч ашиглан эрхийн дагуу  хандах боломжтой болно.
  • Монгол хэлний OCR технологи.  Цахимжуулалтын метадата бүртгэх үйл ажиллагаанд OCR /Optical Character Recognition/ технологийг Монгол, Англи хэл дээр ашиглах боломжтойгоор нэвтрүүлсэн бөгөөд ингэснээр крилл үг, үсгүүд шууд танигдаж, цаашлаад сканердсан файлын үг, үсгийн алдааг Монгол хэлний зөв бичгийн дүрмийн дагуу  шууд засварлах боломжтойгоор бүтээгдсэн.
  • Агуулгаар хайлт хийх боломж. Цахимжуулсан файлуудаа нэрээр нь төдийгүй материал доторх Монгол, Англи үг, үсэг, тэмдэгт, агуулга, өгөгдлөөр хайлт хийх боломжтой.
  • Мэдээллийн аюулгүй байдал. “GreenArchive” цахим архивын системийн хувьд суурь архитектур нь олон улсын жишигт нийцсэн нууцлалын нарийн технологид суурилсан бөгөөд Authentication, Authorization болон эрхийн хязгаарлалтууд хийх, хандалтын лог тайлан гаргах, мониторинг хийх зэрэг системийн талаас аюулгүй байдлыг хангахад хамгаалалтын хамгийн сүүлийн үеийн шийдлүүдийг ашигласан. Түүнчлэн өгөгдлийн кодификаци хийх, зурган файлуудыг шифрлэх, өгөгдлийн сангийн өндөр түвшний нууцлалын механизмтай. “Disaster Recovery Plan” буюу мэдээллийг гадны болзошгүй хүчин зүйлээс хамгаалж файлууд болон өгөгдлийн сангийн аль алины хувьд Real-Time Replication хийх шаардлагатай үед мэдээллийг нөөц сангаас нөхөн сэргээх боломжоор бүрэн хангасан.
  • Үр дүнтэй цахимжуулах арга ажиллагаа. Уг систем нь өмнө хэрэгжүүлсэн төслүүд дээрх туршлагадаа үндэслэн цахимжуулалтын ажлыг хамгийн бага хугацаанд чанартай хийж гүйцэтгэхэд чиглэсэн цахимжуулах арга ажиллагааг системийн ажлын урсгалтай уялдуулж хөгжүүлсэн бөгөөд ингэснээр ажилтнуудын ажлын ачааллыг тэнцвэржүүлэх, ажил хуваарилах, мөн үйл ажиллагаанд бүх талын хяналт тавих боломжтой юм.
  • Хадгалалтын зардлыг хэмнэх. Цахим архивын метадата хөрвүүлэх систем нь энгийн өргөтгөлөөс даруй 2-3 дахин бага хэмжээтэйгээр шахдаг тусгай өргөтгөлд хөрвүүлэн хадгалж, мэдээлэл рүү хандах бүрт хүссэн өргөтгөлд хөрвүүлэн харуулдаг байгаа. Нөгөө талаас цахим архивын нэгдсэн систем нь байгууллагын их хэмжээний цаасан материалыг заавал хотын төвийн үнэтэй оффис дээр хадгалахгүй, илүү хямд найдвартай агуулахын шийдлийг эрэлхийлэх боломжийг олгоно.

Үндсэн цэс